O aplicativo digital e-social no ambiente institucional das universidades supernovas: estudo de caso na UFJ

Abstract

No ambiente institucional da Universidade Federal de Jataí (UFJ) o aplicativo digital e-Social foi introduzido como um sistema desenvolvido pelo Governo Federal para unificar e simplificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos empregadores. O aplicativo e-Social foi implantado na UFJ com o objetivo de otimizar a gestão das obrigações acessórias e promover a transparência na relação entre a reitoria da universidade e os órgãos governamentais. A presente dissertação de mestrado traz os resultados associados as fases que constituem o aplicativo e-Social e suas contribuições para o ambiente institucional das Universidades Públicas. Na Fase de Planejamento e Estruturação o e-Social foi concebido como uma plataforma para integrar diversos sistemas e processos administrativos, onde as universidades foram envolvidas nas discussões sobre a implementação e adaptação do e- Social às particularidades do setor público. Na Implementação, a adaptação ao novo sistema exigiu treinamento e reestruturação de seus processos internos, especialmente nas áreas de recursos humanos, contabilidade e folha de pagamento, onde as universidades passaram a enviar, informações detalhadas sobre seus servidores, incluindo vínculos empregatícios, férias, salários, e eventuais afastamentos. Na Consolidação, ocorreu o processo de monitoramento e ajustes para resolver questões operacionais e adaptar as funcionalidades do aplicativo às necessidades das universidades, marcada pela adaptação plena das Universidades Públicas Federais às exigências do e-Social, com a regularização de todos os dados e o uso do sistema para o envio de informações. A Fase posterior revelou significativas contribuições para o ambiente institucional. A adoção do aplicativo e-Social trouxe várias contribuições para as universidades públicas federais: agilidade e eficiência administrativa com a automatização do processo de envio de informações reduziu o tempo gasto com tarefas burocráticas; transparência e conformidade facilitando a fiscalização por parte dos órgãos competentes e garantindo a conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária; redução de custos operacionais ao centralizar informações em uma única plataforma digital, eliminando processos manuais e a necessidade de armazenamento físico de documentos; facilitou a gestão e o acompanhamento da vida funcional dos servidores, desde a admissão até a aposentadoria; e por fim o e-Social se consolidou como uma ferramenta essencial para as Universidades Públicas Federais, pela conformidade legal, melhoria na gestão administrativa, transparência, redução de custos e maior eficiência nos processos internos.