Melhoria de processos e informações via mapeamento de fluxo de valor: uma pesquisa-ação

Abstract

Mapear procedimentos administrativos não é um processo fácil, principalmente em setores públicos onde há a necessidade de atender a normas e procedimentos previstos em Leis e regulamentações. Por outro lado, nota-se que a Administração Pública vem investindo em práticas ditas novas, mas consolidadas em empresas privadas com o intuito de melhorar os serviços prestados. Uma prática bastante usada na manufatura são os princípios do Lean Production que tem por finalidade diminuir e até eliminar desperdícios que não agregam valor ao produto/serviço final. Neste contexto, o principal objetivo desta pesquisa foi analisar o processo licitatório de materiais na Regional Catalão da Universidade Federal de Goiás sob o enfoque da ferramenta Mapeamento de Fluxo de Valor do Lean Production e propor ações para aumentar a sua eficiência. A metodologia utilizada foi a pesquisa-ação, pois buscou estrátegias para resolver problemas e/ou para gerar transformação. Os resultados mostram que uma vantagem foi obtida a partir dos novos procedimentos ou ações tais como: treinamento do pessoal envolvido com os processos de compra de 2012 à 2014 (considerando o período de janeiro à setembro de cada ano), uma redução de cerca de 16% de processos devolvidos para retificação; de 5% nos pedidos cancelados e de 32,5% (de 40 para 27 dias) no tempo de processamento de um pedido no processo externo. Uma estimativa simples sugere que se todas as ações propostas neste trabalho fossem aplicadas poderia se esperar uma redução de aproximadamente 56,7% (de 231 para 99,25 dias) no processamento de pedidos para processos realizados com licitação e de 56,8% (de 169 para 72,5 dias) para processos realizados por compra direta (sem licitação).